Wie is verantwoordelijk?

 
12 januari 2009

De baas? De uitvoerder van een taak?
Het lijkt een simpele vraag, maar veel organisaties worstelen jarenlang vergeefs met het beantwoorden er van. Bij organisaties met hoogopgeleide kenniswerkers speelt het probleem alleen nog erger.
Voor het functioneren van een organisatie of een organisatie-onderdeel is het beantwoorden van die vraag van essentieel belang.
Het succesvol invoeren van een architectuurproces staat of valt met het duidelijk kunnen beantwoorden van deze vraag. Dit artikel is vooral geschreven binnen de context van het implementeren van een architectuurproces, maar is daar zeker niet toe beperkt. Ik probeer hier een aanzet te geven voor een strategie die kan leiden tot een aanzienlijke toename in efficiëntie van processen in het algemeen, en architectuurprocessen in het bijzonder.In de ICT zijn agile processen populair geworden. Bij deze processen wordt een belangrijke plaats ingeruimd voor zelfsturing. Hierbij lijkt het antwoord van de vraag te schuiven naar de uitvoerder. Dit is op zich een uitstekende zaak, en past ook meestal beter bij de karakterstructuur van hoogopgeleide medewerkers.
Bij complexe projecten is het ook meestal ondoenlijk voor de procesverantwoordelijke (projectleider of afdelingshoofd) de inhoudelijke argumenten die aangevoerd worden om bepaalde investeringen te rechtvaardigen of vertragingen te verklaren, te kunnen beoordelen op hun validiteit. Zij moet kunnen vertrouwen op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers.
Deze oplossing blijft echter voortdurend problematisch. Hoever moet een procesverantwoordelijke dit vertrouwen laten gaan? Er blijft een spanningsveld bestaan tussen vertrouwen en controle, en in dit proces worden veel fouten gemaakt. Veel managers hebben het gevoel voortdurend op een koord te balanceren. Vanuit hun opdrachtgevers of meerderen hebben zij een bepaalde verantwoordelijkheid op zich genomen, maar het blijft moeilijk om de inhoudelijke kwaliteit van het door zijn team opgeleverde werk te beoordelen.
Deze worsteling kenmerkt zich door een fundamenteel conflict, dat ik in dit artikel probeer duidelijk te maken. Het is een conflict dat des te destructiever is omdat het niet expliciet gemaakt wordt, sterker nog: er rust zelfs een taboe op om dit te doen. Het is het conflict tussen inhoudelijke en executieve verantwoordelijkheid.

Inhoudelijke verantwoordelijkheid

Deze vorm van verantwoordelijkheid, die ik om redenen die straks duidelijker worden met een engelse term “Responsibility” benoem, kenmerkt zich door een expertise waardoor de persoon in staat is te begrijpen wat zij doet, daarop te reflecteren, en in staat is haar activiteiten en beslissingen uit te leggen en te verdedigen naar haar peers.
Let op dat ik niet zeg: “uit te leggen en te verdedigen naar haar superieuren”. Ik noem dit hier expliciet omdat dit in de door mij voorgestelde strategie van wezenlijk belang is. We komen hier straks uitgebreider op terug.
Personen nemen taken op zich waarvoor zij gekwalificeerd zijn. De kwaliteit van hun werk moet gekwantificeerd kunnen worden, hoewel dit vaak achterwege gelaten wordt of onvoldoende in het proces wordt verankerd. Ik geef in dit artikel een aanzet hiervoor maar verwijs aan het einde naar andere artikelen die hier dieper op in gaan.

Executieve verantwoordelijkheid

De engelse term die ik hiervoor bezig is “Accountability”. Dit is de vorm van verantwoordelijkheid waar organisaties zich het meest gemakkelijk bij voelen. Processen en procedures zijn veelal geïmplementeerd om dit aspect te realiseren. Het is zichtbaar in de hiërarchische structuur.
Een executief verantwoordelijke, die ik hiervoor ook wel procesverantwoordelijke heb genoemd, is degene met de “zak met geld”. Zij neemt de beslissing of een bepaalde actie wel of niet genomen wordt, binnen het mandaat dat zij weer van haar superieuren heeft gekregen.
Een onderdeel van deze verantwoordelijkheid is het beoordelen van medewerkers met directe consequenties voor salaris of functiewaarderingen.

Houdt executieve en inhoudelijke verantwoordelijkheden gescheiden!

Vrijwel geen enkele organisatie waar ik mee te maken heb, heeft de twee genoemde verantwoordelijkheden expliciet benoemd, laat staan processen ingericht voor het efficiënt samenwerken er van. Een belangrijk criterium is het scheiden van beide verantwoordelijkheden. In principe op persoonsniveau: een persoon heeft uitsluitend executieve of inhoudelijke verantwoordelijkheden. Voor kleinere organisaties of organisatieonderdelen kan dit ook op rol-niveau gedaan worden, waarbij het wel van belang is dat de betreffende persoon die beide rollen combineert probeert deze zo veel mogelijk gescheiden te houden.

Voor meer informatie verwijs ik naar het volgende artikel (in het Engels):


Werken met ?
Kijk dan bij onze mogelijkheden voor zowel starters als ervaren engineers.


Categorieën: Project- & procesmanagement, Architectuur

Tags: ,