Document Management Systemen: Vergelijking

 
29 augustus 2010

Als gevolg van onze immer groeiende berg aan documenten op gebied van trainingsmateriaal en de frisse blik van een nieuwe collega ben ik de afgelopen dagen bezig geweest met het vergelijken van diverse document management oplossingen. Het leek me nuttig mijn bevindingen hier te delen zodat eenieder daarmee zijn voordeel kan doen.

De vraag is simpel: voorzie in een eenvoudige document management oplossing die de volgende zaken ondersteunt:

– Versiebeheer
– Staging
– Toevoegen van een n-tal gestructureerde attributen voor classificeringsdoeleinden
– Het kunnen embedden van views op de documentrepository in externe systemen (bijv. intranetten)
– Liefst in de cloud.

Daarbij heb ik zelf altijd de volgende kwaliteitsattributen in mijn achterhoofd: beheersbaarheid (backup, open oplossing), koppelbaarheid en natuurlijk prijs :). Ga d’r maar aan staan met die tientallen alternatieven.

Laat ik maar met de deur in huis vallen met de matrix die ik vervolgens heb geschetst:

DMSComparison

Legenda: ++ Goed ondersteund / sterk, + (Deels)Mogelijk / voldoende, O mogelijk met (maatwerk) aanpassing / geen score, ? onduidelijk / geen score, – Zeer beperkt mogelijk / negatief, — Niet mogelijk / zeer negatief.

Ok, verrassend. Voor de criteria die ik hierboven heb geschetst is blijkbaar Subversion het beste alternatief! Dat zal aan mijn developersbril liggen? Desalniettemin heb ik met een paar uurtjes klussen exact het systeempje draaien dat we nodig hebben: documenten (versie) beheer, staging, gestructureerde custom attributes (dus geen tagging), was allemaal zo gedaan. De rest van de scores zijn eigenlijk gegeven bij subversion.

Alles enigszins geïnspireerd op iDok, het tweede alternatief in deze lijst. De gedoodverfde winnaar wat mij betreft, ware het niet dat het project al sinds 2008 dood lijkt te zijn en je toch weer met proprietary keuzes te maken hebt. De oplossing op basis van ‘kale’ subversion is gegarandeerd compatible met welke infrastructuur dan ook en biedt een keur aan alternatieven voor client/server software.

Kortom, specifieke maar eenvoudige eisen aan een document management systeem? Wok er eens eentje inelkaar o.b.v. Subversion :). Gaat sneller dan configureren van Sharepoint kan ik uit ervaring bekennen.


Werken met ?
Kijk dan bij onze mogelijkheden voor starters en/of ervaren IT'ers.


Categorieën: Development


Reacties (6)

  • achappey schreef:

    Welke SharePoint versie heb je gebruikt voor deze vergelijking? Beheer en eenvoud verdienen absoluut hogere scores op basis van de laatste telg. ;)

    Geplaatst op 25 september 2010 om 3:17 Permalink

  • Paul van Dam schreef:

    Het coole is ook dat je ook in subversion een diff kan doen met Office documenten. Dus daar hoef je het niet voor te laten.

    Geplaatst op 30 augustus 2010 om 20:10 Permalink

  • WL schreef:

    Als version control systeem voor code is git (http://git-scm.com/) ook erg interessant. Minder geschikt voor documenten (Word, etc.) wellicht.

    Geplaatst op 30 augustus 2010 om 11:59 Permalink

    • Jan Martijn schreef:

      Ik heb even een quickview gedaan van git. En ik vind het zeer overzichtelijk, en makkelijk te begrijpen. Veranderingen in Word documenten worden gespot.

      Geplaatst op 01 september 2010 om 15:38 Permalink

  • Hoi Ivo,

    Thanks, daar ga ik eens even doorheen spitten. Eens kijken of ik een nieuwe winnaar kan aanwijzen :).
    Idd, erg techie om svn in te zetten voor documentmanagement. Toch ben ik zelf verrast hoe goed het werkt (wel met wat maatwerk aanvullingen – als dat uitgewerkt is geef ik wel een update).

    Geplaatst op 30 augustus 2010 om 7:58 Permalink

  • Ivo Limmen schreef:

    Ik hoor meer mensen in de IT over hoe makkelijk het is om het simpelweg in Subversion te zetten maar misschien heb nog interesse in andere DMS oplossingen: http://www.openkm.com/
    http://logicaldoc.sourceforge.net/
    http://www.xinco.org/
    http://www.supportingtechnologies.com/supportingtechnologiesnordic/MAIN.htm

    Geplaatst op 30 augustus 2010 om 5:57 Permalink