Document Management Systemen: Vergelijking

Als gevolg van onze immer groeiende berg aan documenten op gebied van trainingsmateriaal en de frisse blik van een nieuwe collega ben ik de afgelopen dagen bezig geweest met het vergelijken van diverse document management oplossingen. Het leek me nuttig mijn bevindingen hier te delen zodat eenieder daarmee zijn voordeel kan doen.

De vraag is simpel: voorzie in een eenvoudige document management oplossing die de volgende zaken ondersteunt:

– Versiebeheer
– Staging
– Toevoegen van een n-tal gestructureerde attributen voor classificeringsdoeleinden
– Het kunnen embedden van views op de documentrepository in externe systemen (bijv. intranetten)
– Liefst in de cloud.

Daarbij heb ik zelf altijd de volgende kwaliteitsattributen in mijn achterhoofd: beheersbaarheid (backup, open oplossing), koppelbaarheid en natuurlijk prijs :). Ga d’r maar aan staan met die tientallen alternatieven.

Laat ik maar met de deur in huis vallen met de matrix die ik vervolgens heb geschetst:

Legenda: ++ Goed ondersteund / sterk, + (Deels)Mogelijk / voldoende, O mogelijk met (maatwerk) aanpassing / geen score, ? onduidelijk / geen score, – Zeer beperkt mogelijk / negatief, — Niet mogelijk / zeer negatief.

Ok, verrassend. Voor de criteria die ik hierboven heb geschetst is blijkbaar Subversion het beste alternatief! Dat zal aan mijn developersbril liggen? Desalniettemin heb ik met een paar uurtjes klussen exact het systeempje draaien dat we nodig hebben: documenten (versie) beheer, staging, gestructureerde custom attributes (dus geen tagging), was allemaal zo gedaan. De rest van de scores zijn eigenlijk gegeven bij subversion.

Alles enigszins geïnspireerd op iDok, het tweede alternatief in deze lijst. De gedoodverfde winnaar wat mij betreft, ware het niet dat het project al sinds 2008 dood lijkt te zijn en je toch weer met proprietary keuzes te maken hebt. De oplossing op basis van ‘kale’ subversion is gegarandeerd compatible met welke infrastructuur dan ook en biedt een keur aan alternatieven voor client/server software.

Kortom, specifieke maar eenvoudige eisen aan een document management systeem? Wok er eens eentje inelkaar o.b.v. Subversion :). Gaat sneller dan configureren van Sharepoint kan ik uit ervaring bekennen.